Seit seiner Einführung im Jahr 1987 hat sich PowerPoint in der Welt der Präsentationen als Standard-Software etabliert, auch wenn es immer wieder in Frage gestellt wurde und wird. Seit 25 Jahren gebe ich nun Präsentationstrainings und habe gefühlt schon tausend Mal über das baldige Ende und die Sinnhaftigkeit von PowerPoint diskutiert. Trotzdem nutzen es meine Kundenunternehmen ausnahmslos immer noch und dafür gibt es einige gute Gründe!
PowerPoint kann eine Menge
PowerPoint lässt sich ziemlich leicht bedienen. Auf der intuitiven Benutzeroberfläche finden sich auch Anfänger zurecht und lernen schnell, wie man Folien erstellt und Texte und Bilder einfügt. Inzwischen werden bereits Kinder an der Schule damit vertraut gemacht, wenn sie Referate halten. Eine Vielzahl an Vorlagen und Designs erleichtert es, ansprechende Präsentationen zu erstellen, ohne dass man ein Designexperte sein muss.
Wer sich mit den anderen Microsoft-Office-Produkten auskennt, findet sich auch schnell in PowerPoint zurecht. Außerdem lassen sich Diagramme, Tabellen und anderen Daten, die in Word oder Excel erstellt wurden, ohne weitere Probleme in PowerPoint einfügen.
Da PowerPoint Teil des Microsoft-Office-Pakets ist, ist es auf den meisten Computern und Betriebssystemen verfügbar. Das gewährleistet, dass Präsentationen auf verschiedenen Geräten angezeigt und leicht zwischen Personen und Unternehmen ausgetauscht werden können.
Egal ob für Geschäftspräsentationen, Schulprojekte oder wissenschaftliche Vorträge – PowerPoint bietet eine breite Palette an Funktionen, die für verschiedene Zwecke genutzt werden können. Animationen und Multimedia-Integration ermöglichen es, Präsentationen dynamisch und interaktiv zu gestalten – zumindest theoretisch … Womit wir bei den Schwächen von vielen PowerPoint-Präsentationen sind.
PowerPoint hat Grenzen
Einer der größten Kritikpunkte an PowerPoint ist die Tendenz, Präsentationen zu überladen und langweilig zu gestalten. Viele Präsentationen bestehen aus endlosen Folien mit Textblöcken und Bulletpoints, die zwar mit wilden Animationen und Übergängen versehen sind, bei denen es aber schwer ist, den Inhalt zu erfassen. Von »Death by PowerPoint« ist die Rede, wenn massenhaft Folien am Publikum vorbeirauschen und es nach und nach einschläfern.
Obwohl PowerPoint viele Funktionen bietet, kann es die Kreativität einschränken. Die vorgefertigten Vorlagen und Designs führen häufig dazu, dass Präsentationen ähnlich aussehen und wenig Raum für Individualität lassen. Benutzer, die nach mehr kreativer Freiheit suchen, fühlen sich von den starren Strukturen von PowerPoint oft eingeschränkt. Im Vergleich zu anderen Präsentationstools wirken PowerPoint-Folien häufig statisch und wenig interaktiv.
Während PowerPoint für einfache Präsentationen benutzerfreundlich ist, kann die Nutzung fortgeschrittener Funktionen komplex sein. Animationen, Übergänge und interaktive Elemente erfordern oft tiefergehende Kenntnisse und es kann frustrierend sein, wenn sie nicht richtig funktionieren. Außerdem kann das Zuweisen von Animationen und das Einbinden interaktiver Elemente sehr viel Zeit kosten, die manche PowerPoint-Nutzer besser in die Qualität ihrer Präsentationsinhalte investieren sollten.
Alternativen zu PowerPoint
Neben PowerPoint gibt es durchaus alternative Präsentationsprogramme, die jedoch teilweise nur einem bestimmten Nutzerkreis zur Verfügung stehen.
Da ist zunächst Keynote, die Präsentationssoftware von Apple. Mac-Nutzern bietet Keynote eine elegante Benutzeroberfläche sowie leistungsstarke Design-Tools, die es ermöglichen, beeindruckende Präsentationen zu erstellen. Die Software ist nahtlos in das Apple-Ökosystem integriert, jedoch nicht direkt kompatibel mit Rechnern mit Windows-Betriebssystem.
Prezi ist eine cloudbasierte Präsentationssoftware, die sich durch ihre nicht-lineare Struktur auszeichnet. Anstatt Folien in einer festen Reihenfolge zu präsentieren, ermöglicht Prezi es, Inhalte auf einer großen Leinwand zu platzieren und dynamisch durch Zoomen und Schwenken zu navigieren. Auf diese Weise ist Prezi hervorragend dafür geeignet, eine pyramidale Präsentationsstruktur abzubilden: Man wechselt immer wieder zwischen einer übergeordneten und untergeordneten Ebenen, was dem hierarchischen Sortieren unseres Gehirns entspricht (s. Blogbeitrag zum pyramidalen Strukturieren) und Präsentationen visuell ansprechender und interaktiver machen kann. Für viele meiner Kundenunternehmen scheint allerdings die Tatsache, dass Prezi ein cloudbasiertes Tool ist, ein Datenschutzproblem darzustellen, weshalb sie es nicht für ihre Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.
PowerPoint hat auf Prezi reagiert und sich mit neuen Funktionen wie Zoomen und Morphen, die auch dynamischere, nichtlineare Präsentationen erlauben, entsprechend weiterentwickelt.
Google Slides ist eine kostenlose, ebenfalls webbasierte Alternative zu PowerPoint, die Teil der Google Workspace Suite ist. Es bietet ähnliche Funktionen wie PowerPoint, jedoch mit dem Vorteil der Echtzeit-Zusammenarbeit. Mehrere Benutzer können gleichzeitig an derselben Präsentation arbeiten, was die Teamarbeit erleichtert. Die Integration mit Google Drive ermöglicht einfachen Zugriff und Teilen von Präsentationen.
Canva ist ein Online-Design-Tool, das sich auf Benutzerfreundlichkeit und Kreativität konzentriert. Es bietet eine Vielzahl von Vorlagen und Designelementen, die es einfach machen, visuell ansprechende Präsentationen zu erstellen. Canva ist besonders nützlich für Benutzer, die wenig Design-Erfahrung haben, aber dennoch professionelle Ergebnisse erzielen möchten. Canva bietet auch die Möglichkeit, Präsentationen direkt online zu teilen und zu bearbeiten.
Einige Präsentationstrainer propagieren den Einsatz eines Flipcharts anstatt einer Präsentationssoftware. Für Workshopsituationen, in denen man gemeinsam oder schrittweise etwas entwickeln möchte, empfehle ich auch analoge Tools wie Flipchart und Pinnwand. Diese Medien ermöglichen eine direkte Interaktion mit dem Publikum und laden sehr viel mehr zu kreativem Austoben ein, als eine Software, die einen schon früh dazu zwingt, die Inhalte in Seiten und Kästchen aufzuteilen. Spätestens wenn es aber um größere Informationsmengen geht, mit denen im Anschluss noch weitergearbeitet werden soll und die auch anderen Personen zur Verfügung gestellt werden sollen, dann empfiehlt sich der Wechsel zu einem Präsentationsprogramm.
Jedes Präsentationstool ist nur so gut wie die Person, die es nutzt
PowerPoint ist also keineswegs tot, aber es steht vor immer neuen Herausforderungen in einer sich ständig weiterentwickelnden Präsentationslandschaft. Während es nach wie vor ein leistungsstarkes und vertrautes Werkzeug ist, gibt es viele Alternativen, die je nach den spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben der Benutzer besser geeignet sein könnten. Ob man sich für die dynamischen Zoom-Effekte von Prezi, die Echtzeit-Zusammenarbeit von Google Slides oder die kreative Freiheit von Canva entscheidet – die Wahl des richtigen Präsentationstools hängt von den individuellen Anforderungen und Vorlieben ab.
Letztlich entscheidet nicht das verwendete Tool über den Erfolg einer Präsentation, sondern wie das Tool eingesetzt wird. Wenn der oder die Präsentierende sich keine Gedanken über die Zielgruppe macht (s. Blogbeitrag zur Empfängerorientierung), die Inhalte nicht klar strukturiert (s. Blogbeitrag zum pyramidalen Strukturieren), mit der Präsentation keine zusammenhängende Geschichte erzählt (s. Blogbeitrag zum Storytelling) und keine Bilder einsetzt, um die Wirkung der Worte zu verstärken (s. Blogbeitrag zum Visualisieren), dann nützt die beste Präsentationssoftware nichts. Überleg dir also, mit wem du zu tun hast, was deine Kernaussagen sind, welche Geschichte du erzählen möchtest und welche visuellen Mittel du einsetzen möchtest. Erst dann solltest du dich für das für deine Situation passendste Medium entscheiden – ein Flipchart, eine Design-Software, ein webbasiertes Tool oder eben PowerPoint.