In meinen Seminaren sehe ich immer wieder, dass sich bei vielen die Planung einer Präsentation auf das Erstellen einer PowerPoint-Datei beschränkt. Eine gut ausgearbeitete Argumentation ist ohne Zweifel das Herzstück jeder erfolgreichen Präsentation. Aber sie kann sehr viel intensiver wirken und in Erinnerung bleiben, wenn du eine regelrechte Dramaturgie entwickelst, die weiter greift und das ganze Drumherum deines Vortrags mit einbezieht. Deshalb möchte ich dich dazu aufrufen, deine Präsentationen in Zukunft nicht mehr als Redenschreiber·in, sondern als Regisseur·in zu betrachten und vorzubereiten. Plane einen besonderen Einstieg, einen abwechslungsreichen Verlauf deiner Präsentation und ein wirkungsvolles Ende – erst dann schöpfst du die Möglichkeiten einer Präsentation vollständig aus.
Ich empfehle grundsätzlich, nicht direkt mit der PowerPoint-Datei zu beginnen. Gib deinem Publikum eine Chance, nicht nur körperlich, sondern auch gedanklich anzukommen und sich zumindest mit ein paar hinführenden Worten auf dein Thema einzustellen. Im vertrauten Kollegenkreis kannst du dann relativ schnell deine Projekttion starten. Wenn du es aber mit einem teilweise oder völlig fremden Empfängerkreis zu tun hast, dann solltest du dir am Anfang Zeit nehmen und erst mal eine Verbindung zu deiner Zielgruppe aufbauen. Deine Zuhörer·innen müssen dich erst ein wenig kennenlernen, um dir zu vertrauen und dir ihre Aufmerksamkeit zu schenken.
Der erste Eindruck zählt
Viele beginnen mit einer Standard-Selbstvorstellung und beten ihre Karriereschritte oder die Meilensteine der Unternehmensentwicklung herunter. Ganz klar, damit soll die eigene Kompetenz unter Beweis gestellt werden. Das ist sozusagen der Berechtigungsnachweis, warum man selbst am besten geeignet ist, um auf dieser Bühne zu stehen und diese Präsentation zu halten. Das ist allerdings auch die Garantie dafür, dass die Ersten im Publikum abschalten werden, weil sie befürchten müssen, dass das der Beginn einer typischen 08/15-Präsentation ist.
Sehr viel mehr Eindruck wirst du hinterlassen, wenn du mit etwas Ungewöhnlichem startest, das dein Publikum aufhorchen lässt und das Interesse deiner Zuhörer·innen weckt. Dafür hast du viele verschiedene Möglichkeiten.
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Du kannst mit einem zum Thema passenden Zitat, einem Fun Fact oder einem originellen Vergleich beginnen. Oder du stellst eine provokante These in den Raum, die du dann mit deiner Präsentation belegst oder widerlegst. Oder du machst ein Experiment mit deinem Publikum, z.B. eine Umfrage. Alles, was dich in einen direkten Dialog mit deinen Zuhörer·innen bringt, ist gut! Dafür kannst du auch besondere Requisiten nutzen, wenn es das Thema zulässt. Witze können ebenfalls ein guter Eisbrecher sein. Wenn die Stimmung von Anfang an locker und entspannt ist, fühlt sich das Publikum wohl und auch du kannst dich entspannen. Vorsicht nur mit abgedroschenen Sprüchen und Kalauern. Wenn der Humor allzu platt ist, kann ein Witz auch nach hinten losgehen.
Mit Storytelling punkten
Besonders gut funktionieren Geschichten als Einstieg. Mit einer persönlichen Geschichte kannst du auf unterhaltsame Weise etwas über dich selbst erzählen. Menschen hören viel lieber Geschichten als Zahlen, Daten und Fakten (s. auch Blogbeitrag zum Storytelling). Wenn du mit einer Geschichte beginnst, ziehst du deine Zuhörer·innen gleich am Anfang, wenn ihre Aufmerksamkeit am höchsten ist, in deine Präsentation, die idealerweise auch eine Geschichte erzählt oder sogar deine Geschichte vom Anfang weitererzählt. Arbeite mit Spannungselementen und wirf genau die Fragen auf, die dein Publikum sich stellt und die du in deinem Vortrag beantwortest.
Erst wenn du das Gefühl hast, dass du eine Verbindung zu deinen Zuhörer·innen aufgebaut hast, solltest du deine PowerPoint-Folien an die Wand oder auf den Bildschirm werfen. Deine PowerPoint-Datei enthält in möglichst prägnanter Form deine komplette Argumentation (s. auch Blogbeitrag zum Pyramidalen Strukturieren). Auch bei der Planung des PowerPoint-Dokuments empfehle ich dir, wie ein Regisseur vorzugehen und ein Storyboard für die Präsentation zu entwerfen. Storyboards werden in der Filmbranche eingesetzt, um die Kameraeinstellungen durch kleine Skizzen der einzelnen Szenen zu planen.
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Genauso kannst du die Seiten deiner Präsentation planen – entweder mit kleinen Skizzen auf Papier oder in der PowerPoint-Gliederungsansicht. Du fertigst einen groben Entwurf für jede Seite an mit deiner Kernaussage und deiner Visualisierungsidee. Auf diese Weise erhältst du einen guten visuellen Überblick über deine Präsentation und hältst fest, an welcher Stelle du das große Ganze betrachtest und wo du weiter ins Detail gehst.
Abwechslung hält die Aufmerksamkeit hoch
Gerade bei sehr umfangreichen Präsentationen solltest du an dieser Stelle auch immer die Gesamtdramaturgie deines Vortrags im Auge behalten. Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne von Erwachsenen liegt zwischen 15 und 20 Minuten bei passivem Zuhören – Tendenz sinkend. Überleg dir also, ob du deine PowerPoint-Präsentation zwischendrin unterbrechen und zu einem anderen Medium wechseln kannst, um die Aufmerksamkeit deines Publikums weiter hoch zu halten. Vielleicht gibt es ein Video, mit dem du einen Aspekt deiner Argumentation anschaulich darstellen kannst? Oder kannst du weitere Requisiten benutzen wie etwa Produktbeispiele, die deine Zuhörer·innen vielleicht sogar in die Hand nehmen können? Oder was noch besser ist: Kannst du dein Publikum selbst aktiv werden lassen? Das ist in Workshopsituationen immer eine gute Wahl, bei größeren Präsentationen dagegen nicht ganz so einfach. Doch was spricht dagegen, die Präsentation zumindest für eine Weile zu unterbrechen (und dafür auch die Projektion auszuschalten!), um beispielsweise die Einschätzung deiner Zielgruppe zu einem Thema abzufragen, bevor du darüber sprichst? Wenn du immer wieder zwischen verschiedenen Präsentationselementen abwechselst, verlängerst du die Aufmerksamkeitsspanne deiner Empfänger·innen und sie werden dir leichter und lieber weiter zuhören.
Der letzte Eindruck bleibt
Dem Ende deiner Präsentation solltest du genauso viele Überlegungen widmen wie dem Anfang, denn damit hinterlässt du den letzten und bleibenden Eindruck, mit dem das Publikum hinausgeht. Vergib diese Chance nicht mit einer öden und nichtssagenden Standardfolie wie »Ende« oder »Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit«. Das sieht man zwar häufig, aber das heißt nicht, dass es gut oder sinnvoll ist …
Ich bin der Meinung, dass man immer mit dem Anspruch in eine Präsentation gehen sollte, einen Mehrwert für die Zuhörer und Zuhörerinnen zu schaffen. Sie sollten mit einer neuen Erkenntnis hinausgehen, für die sie mir dankbar sein müssten. Mich für ihre Aufmerksamkeit zu bedanken, klingt eher ein bisschen danach, dass ich mich dafür entschuldige, ihre Zeit beansprucht zu haben …
Fasse deine Kernaussage noch mal zusammen und beende die Präsentation unbedingt mit etwas Positivem und Konkretem! Du kannst mit deinen Empfänger·innen in den Dialog gehen und die Erkenntnisse aus deiner Präsentation sowie Schlussfolgerungen und nächste Schritte besprechen. Sollte der Rahmen dafür nicht gegeben sein, dann beende deine Präsentation mit einem unmissverständlichen Call-to-Action, der deinen Zuhörer·innen aufzeigt, wie sie die neuen Informationen bestmöglich für sich selbst nutzen können. Eine Handlungsaufforderung sorgt dafür, dass die Wirkung deiner Präsentation nicht direkt danach verpufft, sondern sich weiter entfaltet und über deinen Vortrag hinaus nachklingt.