Unser Gehirn ist ein Ordnungsfreak. Es liebt Strukturen, die es wiedererkennen kann. Wenn wir etwas Neues lernen oder erfahren, bildet sich durch spezifische Verknüpfungen von Nervenzellen eine Struktur heraus, die das Gehirn abspeichert. Wenn wir Informationen aufnehmen, gleicht es ab, ob dafür schon eine bekannte Struktur vorliegt – ob es sozusagen an Bekanntes andocken kann (s. auch Blogbeitrag zur Mustererkennung).
Wenn du jemandem etwas mitteilen möchtest – ganz egal ob schriftlich oder mündlich – dann solltest du deine Informationen so klar strukturieren, dass dein Empfänger bzw. deine Empfängerin diese Struktur sofort erkennt und nicht erstmal damit beschäftigt ist, jede Detailinformation aufzunehmen, zu bewerten und selbst zu sortieren.
Erzählst du jemandem von deinem letzten Urlaub, dann wirst du dich vielleicht für eine chronologische Struktur entscheiden: »Am ersten Tag waren wir wandern, am nächsten Tag schnorcheln, dann wieder wandern …«. Oder für eine geografische Struktur: »Auf Mahé hat mir der Regenwald besonders gut gefallen, auf Praslin haben mich die Strände beeindruckt und auf La Digue hat mich das karibische Flair begeistert.« Oder du nutzt als zugrundeliegendes Muster die Aktivitäten im Urlaub: »Das Wandern war auf den steilen Wegen sehr anstrengend, das Schnorcheln dagegen eher entspannend und beim Kajakfahren kam es auf den Wind an.« Dein Gegenüber wird die gewählte Struktur intuitiv erkennen und deiner Erzählung gut folgen können.
Das Gehirn zerlegt komplexe Themen in aufeinander folgende Einzelschritte – mit klaren Strukturen können wir ihm dabei helfen
Es gibt zahlreiche Strukturierungsmethoden, die wir sowohl für unsere private als auch für unsere geschäftliche Kommunikation nutzen können. Hier ein paar weitere Beispiele: Pro – Contra, These – Antithese – Synthese, Vergangenheit – Gegenwart – Zukunft, Problem – Ursache – Lösung, Warum – Wie – Was oder Stärken – Schwächen – Chancen – Risiken. Mit allen diesen Ansätzen lassen sich Informationen in übersichtliche und leicht erfassbare Strukturen gliedern.
Mit einer pyramidalen Struktur kannst du noch einen draufsetzen und deinen Empfängerinnen und Empfängern zusätzlich zu einer klaren Struktur noch eine Hierarchisierung mitliefern, indem du die wichtigsten Kernaussagen an den Anfang stellst und weniger Wichtiges auf untergeordneten Ebenen an späterer Stelle ergänzt.
Das Bild der Pyramide verdeutlicht sehr klar das breite, stabile Fundament der Argumentation und gleichzeitig die extreme Konzentration auf das Wesentliche in der Spitze der Pyramide.
Das Pyramidenprinzip wurde in den Achtzigern von der US-amerikanischen Beraterin und Autorin Barbara Minto entwickelt und wird heute weltweit von Personen und Unternehmen in der Kommunikation eingesetzt, wenn es darum geht, Informationen auf den Punkt zu bringen. Da die Pyramidenstruktur durch Argumentationsgruppen und -ketten nicht nur Muster wie die oben genannten bietet, sondern darüber hinaus eine Priorisierung der Aussagen, ist sie doppelt wertvoll für die Empfängerinnen und Empfänger, die sich ganz auf den Inhalt konzentrieren können. Ihr Gehirn muss keine Sortierarbeit leisten, sondern kann die vorsortierten Informationen leicht aufnehmen und verarbeiten.
Egal ob Gespräch, Vortrag, Präsentation oder Text – das pyramidale Prinzip lässt sich überall anwenden
Ganz ähnlich wie die vorgegebene Zeichenzahl bei Twitter zwingt dich das Pyramidenprinzip dazu, auf den Punkt zu kommen. Das bedeutet, dass du dir vorab Zeit nehmen musst, um dir selbst darüber klar zu werden, was deine wichtigsten Aussagen sind und was bei deinem Publikum hängenbleiben soll. Alles, was dafür nicht unbedingt nötig ist, kannst du weglassen. Kein Mensch will hundert Powerpoint-Slides in einer halben Stunde über sich ergehen lassen oder ellenlange Texte lesen, um einen überschaubaren Sachverhalt zu erfassen. Deshalb ist es deine Aufgabe, dir vorab Gedanken zu machen und eine Auswahl zu treffen. Weniger ist in den meisten Fällen mehr!
Das gilt übrigens auch für E-Mails: Wenn du sicherstellen willst, dass deine E-Mails gelesen werden, dann schreib nur das Nötigste hinein und versuch auch da, auf den Punkt zu kommen. Die Betreffzeile sollte die wichtigste Aussage enthalten und in den ersten Zeilen muss deine Empfängerin oder dein Empfänger sofort verstehen, warum deine E-Mail für sie oder ihn relevant ist. Kommst du erst am Schluss zu deiner Kernaussage, dann läufst du Gefahr, dass sie gar nicht gelesen wird.
Pyramidenstrukturen garantieren eine in sich logische Argumentation
Jede einzelne Seite deiner Präsentation ist pyramidal strukturiert, wenn du in der Überschrift deine Kernaussage zusammenfasst und alle weiteren Textelemente sowie die visuellen Elemente dazu dienen, diese Kernaussage zu erklären und zu untermauern. Indem du aussagekräftige Überschriften formulierst und nicht nur Kategorien mit Schlagwörtern benennst, stellst du sicher, dass deine Empfängerinnen und Empfänger genau nachvollziehen können, was du aussagen willst und welche Geschichte du mit deiner Präsentation erzählen willst – selbst wenn sie beim eigentlichen Präsentationstermin nicht anwesend sind, sondern das Dokument erst später per E-Mail erhalten.
Die gesamte pyramidale Struktur setzt sich aus Argumentationsgruppen und Argumentationsketten zusammen, die du entweder zum Informieren oder zum Überzeugen nutzen kannst. Indem du die Struktur ausgehend vom Wichtigsten in der Spitze der Pyramide von oben nach unten entwickelst und dann von unten nach oben überprüfst, ob alles, was deine übergeordneten Aussagen anreißen, auf den untergeordneten ausgeführt wird, stellst du sicher, dass du dein Thema vollständig abdeckst.
Gleichzeitig sollte es keine Überschneidungen innerhalb der Pyramidenstruktur geben – das würde es für die Empfänger und Empfängerinnen unübersichtlich machen. Indem du jedes Thema parallel deutlich zu den anderen Themen abgrenzt, entsteht ein klares Muster, das deine Zuhörerinnen und Zuhörer gut erkennen und aufnehmen können.
Verfasse außerdem die Aussagen innerhalb jeder Argumentationsgruppe in der identischen grammatikalischen Form. Auch das hilft dabei, die innere Logik deiner Argumentation sicherzustellen. Wenn es nicht möglich ist, zusammengehörige Aussagen sprachlich gleichartig zu formulieren, dann sind sie meistens auch nicht logisch gleichwertig.
Pyramidale Strukturen erfordern mehr gedankliche Vorarbeit deinerseits, doch dein Publikum wird es dir danken, wenn du in einer Präsentation oder einem Text nicht deinen gesamten Analyseprozess abbildest, sondern dich auf dessen Ergebnisse konzentrierst. In den meisten Fällen sind es genau diese Ergebnisse, die für deine Zielgruppe interessant sind.
Eine klare Struktur ist eine gute Grundlage für deine Präsentation oder deinen Text, richtig mitreißen wird deine Argumentation aber erst, wenn sie auf deine Empfänger und Empfängerinnen ausgerichtet ist (s. Blogbeitrag zur Empfängerorientierung) und die Struktur in einen größeren Zusammenhang, sprich eine Geschichte, eingebettet wird (s. Blogbeitrag zum Storytelling).