Egal, ob du in deinen Präsentationen Grafiken, Fotos oder Diagramme nutzt: Bilder vermitteln Informationen anschaulich und unmittelbar. Die Visualisierungsmöglichkeiten sind der große Vorteil, den Präsentationen gegenüber reinen Vorträgen oder Texten bieten. Mit einer Präsentation kannst du dein Publikum auf mehreren Kanälen adressieren und das solltest du auch ausnutzen! Powerpoint ist kein Textverarbeitungsprogramm … auch wenn manche Präsentationen diesen Eindruck erwecken.
Bei ewiglangen Bulletlisten und völlig überladenen Seiten schalten deine Zuhörer·innen schnell ab. Geht es dir selbst nicht auch so? Sobald jemand bei einer Präsentation solche Folien an die Wand wirft, verdrehst du doch auch innerlich die Augen und greifst lieber zum Smartphone, um deine E-Mails zu checken oder dich auf Social Media besser unterhalten zu lassen.
Spätestens für die Generation Z, die von Kindesbeinen an mit digitalen Technologien aufgewachsen ist, haben Bilder schon jetzt mehr Bedeutung als Worte. Das Kommunikationsverhalten hat sich radikal verändert. Snaps und Stories auf Instagram und TikTok funktionieren genauso mit Bildern wie Youtube. Die jüngeren Generationen informieren sich lieber dort und lassen sich Dinge direkt zeigen und vorführen, als sie zu googeln und einen Text darüber zu lesen.
Aber auch ein älteres Publikum freut sich über eine ansprechend bebilderte Präsentation, denn visuelle Elemente werden über die unbewusste Wahrnehmung über die Sinne sehr viel leichter aufgenommen als die Informationen, die über die bewusste Wahrnehmung des Verstands in unserem Gehirn eintreffen. Bilder werden also intuitiv verarbeitet, Worte nur über den begrenzten Weg des bewussten Denkens.
Unsere Augen verarbeiten in vielen parallelen Prozessen 10 Millionen Informationsimpulse pro Sekunde, während das bewusste, sequenzielle Denken nur 40-60 Impulse pro Sekunde ermöglicht. Wir sollten also die Gelegenheit nutzen, die Wirkung unserer Worte mit anschaulichen und aussagekräftigen Bildern millionenfach zu verstärken.
Form follows function – das Foliendesign macht deine Aussagen sichtbar
Ein gutes Design lenkt den Blick des Publikums auf das Wesentliche, deshalb sollte das Seitenlayout deiner Präsentation so angelegt sein, dass die Bilder, die du einsetzt, ihre Wirkung voll entfalten können. Halte deine Präsentationsseiten so übersichtlich wie möglich! Es ist nicht nötig, auf jeder einzelnen Seite das Datum anzuzeigen, Diagramme mit wilden 3D-Effekten aufzublasen oder fünf verschiedene Signalfarben zu nutzen.
In den meisten Fällen gibt das Corporate Design einen Folienmaster mit festen Elementen, Farben und Schriften vor, um sicherzustellen, dass die Präsentation einheitlich aussieht. Nicht immer wurde dieser Folienmaster von Designkoryphäen erstellt. Versuche dann, ihn soweit wie möglich von überflüssigen Elementen zu befreien, und hinterfrage wenn nötig auch die vorgegebenen Einstellungen etwa zu Schriften und Farben. Für Präsentationen eignen sich eher serifenlose Schriften und der Schriftgrad sollte nicht kleiner als 18 pt sein. Die Farben rot und grün sind nur bedingt für Präsentationen geeignet, denn immerhin 8-10% der Männer und 0,5-0,8% der Frauen sind rot-grün-blind und können Darstellungen in diesen Farben nicht gut wahrnehmen. Wichtig ist, helle und dunkle Farben bewusst einzusetzen, um Kontraste zu erschaffen, die auch in Graustufen oder schwarz-weiß gut erkennbar sind.
Lenke den Blick deiner Empfänger·innen durch die Anordnung der verschiedenen Elemente auf das Wesentliche. Die Überschrift sollte deine Kernaussage klar transportieren (s. auch Blogbeitrag zu pyramidalem Strukturieren), alle weiteren Text- und Visualisierungselemente dienen dazu, diese Kernaussage zu untermauern und hervorzuheben.
Verwendest du grafische Elemente, kannst du durch deren Größe und Einfärbung Hinweise auf ihre hierarchische Bedeutung geben: Wichtiges wird größer und in einer Signalfarbe dargestellt, weniger Wichtiges kleiner und in der Grundfarbe.
Zusätzlich kannst du Animationseffekte nutzen, um den Blick auf der Seite auf etwas Bestimmtes zu lenken oder um komplexere Darstellungen Schritt für Schritt aufzubauen und weiterzuentwickeln. Übertreib es nur nicht damit! Nicht alle Animationseffekte, die PowerPoint ermöglicht, sind sinnvoll und deinem Thema angemessen.
Welcher Visualisierungstyp ist am besten geeignet?
Bevor du anfängst, eine Seite in deiner Präsentation zu gestalten, musst du wissen, welche Aussage du rüberbringen willst. Kannst du diese Aussage auf einen Grundbegriff reduzieren? Dann wird es dir leichtfallen, die passende Visualisierung zu finden.
Geht es um die Entwicklung von Geschäftszahlen? Die wirst du am anschaulichsten in einem Diagramm darstellen können. Geht es um einen Kreislauf? Dann ist vermutlich ein Konzeptbild die Visualisierung deiner Wahl. Oder geht es um konkrete Personen? Die wirst du am besten mit Fotos präsentieren können.
Nachdem du dich für einen Visualisierungstyp entschieden hast, geht es an die Ausgestaltung deiner Präsentationsseite. Versetz dich in die Situation deiner Empfänger·innen und überleg dir, wie du deine Informationen darstellen musst, um sie besonders leicht aufnehmen zu können.
Verzichte auf umfangreiche und erklärungsbedürftige Zahlenfriedhöfe in Form von Tabellen. Besser ist es, die Daten zu interpretieren und deine Interpretation in ein Bild zu übersetzen in Form eines anschaulichen Diagramms. Für jede Art von Datenvergleich gibt es einen oder mehrere geeignete Diagrammtypen, und zwar nicht nur die allseits beliebten Kreis- und Säulendiagramme. Bestimmte Sachverhalte kannst du besonders eindrucksvoll etwa in einem Punkt- oder Schmetterlingsdiagramm darstellen – überleg dir immer, wie deine wichtigste Schlussfolgerung am besten ins Auge springt.
Mit Organigrammen kannst du komplexe Strukturen übersichtlich darstellen, sei es in einer Organisation oder in einem Projekt. Für Prozesse eignen sich eher Konzeptbilder, die grundsätzlich das Mittel der Wahl sind, wenn du gedankliche Zusammenhänge und abstraktere Ideen bildlich darstellen möchtest. Dafür kannst du geometrische Formen, Grafiken und Ähnliches nutzen. PowerPoint bietet dir eine große Auswahl an Vorlagen. Damit verhält es sich ganz ähnlich wie mit Fotos. Wähle das Bild aus, das deinem Inhalt am besten gerecht wird, und vermeide dabei Klischeedarstellungen wie einen Händedruck oder durchgestylte Teams – diese Art von Stockfotos hat sich abgenutzt. In unserer visuell geprägten Welt wirken ästhetische, authentische und aussagekräftige Bilder, die gerne ungewohnt und neu sein dürfen, um die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich zu ziehen.
Im Trend sind auch bewegte Bilder, bei denen sich auf der Präsentationsseite etwas verändert oder mit denen wir das Medium wechseln, etwa um in einer Anwendung etwas anschaulich zu erklären oder in einem Video das Thema zu vertiefen. Es versteht sich von selbst, dass es dabei nicht darum geht, beliebige Filmchen zur Unterhaltung einzustreuen, sondern gezielt ein Video zu nutzen, um einen Aspekt des Themas zu veranschaulichen.
Geografische Informationen lassen sich mit Landkarten am besten vermitteln. Du musst nicht viel dazu erklären, in den meisten Fällen spricht die Landkarte für sich, wenn du die so einfärbst und beschriftest, das deine Aussage auf den ersten Blick erkennbar ist.
Reine Textseiten widersprechen dem Konzept der Präsentation, da sie dein Publikum überfordern, wenn es gleichzeitig lesen und zuhören soll. Halte deine Textelemente möglichst knapp und prägnant. Wenn du kein Bild findest, das deine Aussage transportieren kann, dann ordne den Text zumindest so an, dass deine Empfänger·innen ihn leicht aufnehmen können und allein durch die Anordnung schon einen Einstieg in die Folie bekommen.
Im Idealfall gelingt es dir, mit der Bebilderung deiner Präsentation eine Geschichte zu erzählen, also visuelles Storytelling zu betreiben (s. auch Blogbeitrag zu Storytelling). Dafür kannst du mit Fotoserien arbeiten oder auch die Veränderung eines Diagramms über mehrere Schritte hinweg nutzen, um eine Entwicklung darzustellen.
Sei kreativ und nutze das Medium Präsentation auch wirklich als solches, indem du deine Worte mit gelungenen Bildern kombinierst und damit deine Inhalte anschaulich und einprägsam vermittelst.