Nervt es dich auch, wenn du bei einer Präsentation zugetextet wirst mit Informationen, die dich weder interessieren noch betreffen? Wenn der Redner einen ausschweifenden Monolog über sein tolles Unternehmen hält oder die Rednerin langatmig ihre großartigen Produkte anpreist? Ohne dass dir dabei klar wird, was das alles mit dir zu tun hat? Leider ist das die traurige Realität bei vielen Präsentationen: Die Vortragenden gehen von sich und ihren Zielen aus und ignorieren die Bedürfnisse der Zuhörenden – ihre Präsentationen sind kein bisschen empfängerorientiert.
Gute Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass die Zuhörerinnen und Zuhörer im Mittelpunkt stehen und das Gefühl haben, dass der Vortrag auf sie persönlich zugeschnitten ist. Sie werden dort abgeholt, wo sie sich gerade befinden, und bekommen genau die Informationen, die sie benötigen. Das gelingt nur, wenn du vorab in ihre Schuhe schlüpfst und dir überlegst, mit welchem Vorwissen und mit welcher Erwartungshaltung dein Publikum zur Präsentation kommt.
Möglicherweise stellt sich dabei heraus, dass sich die Schuhe deines Publikums stark von deinen eigenen unterscheiden. Du siehst dein Ziel: Willst du deine Zuhörer und Zuhörerinnen von etwas überzeugen? Oder ihnen etwas verkaufen? Oder musst du eine unangenehme Nachricht verkünden?
Deine Empfängerinnen und Empfänger sind vielleicht gerade mit ganz anderen Themen beschäftigt und sind sich keines Problems bewusst. Ihre Ausgangssituation ist eine ganz andere als deine und du kannst sie nur dann wirklich erreichen, wenn du dir bewusst Gedanken darüber machst, wo sie gerade stehen und was sie bewegt.
Was weißt du über deine Zielgruppe?
Wenn du vor deinem Team präsentierst, kennst du dein Publikum in der Regel ziemlich gut und weißt, wie jedes einzelne Teammitglied zu deinem Thema eingestellt ist. Wenn du es dagegen mit fremden Personen zu tun hast, solltest du versuchen, im Vorfeld so viel wie möglich über deine Zielgruppe zu erfahren.
Weißt du etwas über das Alter deiner Zuhörerinnen und Zuhörer? Wenn du zu einem sehr jungen Publikum sprichst, macht es wenig Sinn, etwas über eine VHS-Kassette zu erzählen, die kaum jemand aus eigener Erfahrung kennen wird. Wenn du selbst sehr jung bist, kannst du umgekehrt bei einem älteren Publikum nicht voraussetzen, dass alle mit TikTok vertraut sind.
Letztlich möchtest du ja, dass dich dein Publikum versteht. Und dafür musst du die Sprache deiner Zuhörerinnen und Zuhörer sprechen und die richtigen Geschichten und Bilder auswählen, um eine wirkliche Verbindung zu deinem Publikum aufzubauen.
Es wäre hilfreich, mehr über die Persönlichkeitsstruktur der einzelnen Zuhörer und Zuhörerinnen zu wissen, um deine Argumente möglichst Erfolg versprechend auszuwählen, doch bei fremden Personen kannst du in den meisten Fällen nur Annahmen treffen. Vielleicht geben dir die Branche oder das Unternehmen und die Funktion deiner Empfängerinnen und Empfänger erste Anhaltspunkte.
Aber solche Überlegungen können auch in die Irre führen! Nicht jeder, der für eine Versicherung arbeitet, ist speziell für Sicherheits- und Stabilitätsargumente empfänglich, und nicht jede, die in einer Kreativagentur arbeitet, stellt Selbstverwirklichung über alles. Also Vorsicht mit allzu pauschalen Typisierungen, wenn du dein Publikum nicht genauer kennst. Im Zweifel empfiehlt es sich, alle Grundbedürfnisse zu adressieren (nach Maslow sind das: 1. Liebe & Gemeinschaft, 2. Sicherheit & Stabilität, 3. Freiheit & Unabhängigkeit, 4. Selbstverwirklichung). Diese Grundbedürfnisse sind bei jeder Person unterschiedlich ausgeprägt, doch wir können uns in alle hineinversetzen und werden uns von allen angesprochen und abgeholt fühlen.
Hast du es mit einer homogenen oder einer heterogenen Zielgruppe zu tun?
Entscheidend ist, sich im Vorfeld klarzumachen, ob deine Zielgruppe eher einheitlich zusammengesetzt und eingestellt ist oder ob sehr unterschiedliche Interessengruppen aufeinandertreffen. Die Person, die dich für eine Präsentation in ihr Unternehmen geholt hat, verfolgt vielleicht andere Ziele als ein Teil deines Publikums. Lassen sich für dich im Vorfeld bereits mehrere Untergruppen ausmachen? Kannst du deren unterschiedliche Erwartungshaltungen einschätzen? Wenn du verstehst, dass es einem Teil deiner Zuhörer und Zuhörerinnen eher um das Budget geht, das sie beispielsweise für das Produkt, das du ihnen verkaufen willst, bewilligen müssen, und dass es einem anderen Teil eher um die Arbeitserleichterung geht, die dein Produkt für sie bringt, dann wirst du leicht die richtigen Argumente finden, um beide Gruppen ins Boot zu holen.
Ganz ähnlich verhält es sich mit unterschiedlichen Hierarchiegruppen in deinem Publikum. Für den Vorstand eines Unternehmens wirst du in deiner Präsentation eine eher strategische Perspektive einnehmen, für die Mitarbeiter in der Produktion dagegen sehr konkret über deren Arbeitsprozesse sprechen. Richtet sich deine Präsentation an alle gleichzeitig, dann sprich auch wirklich alle Hierarchiestufen an. Du solltest dir jedoch überlegen, wie du deinen Vortrag taktisch sinnvoll aufbaust und in welcher Reihenfolge du deine Argumente präsentierst.
Wie steht die Zielgruppe zu deinem Thema?
Überleg dir, was deine Zielgruppe vermutlich über dein Thema weiß und wie weit du ausholen musst, um alle auf einen vergleichbaren Informationsstand zu bringen. Das heißt nicht, dass du alle erst mal mit einem Haufen Informationen zuschütten sollst. Es reicht, wenn du die Punkte näher erläuterst, die deine Argumentation vorbereiten. Dein Publikum wird es dir danken, wenn du hier eine sorgfältige Auswahl triffst und schnell auf den Punkt kommst.
Kannst du vielleicht schon einschätzen, wie dein Publikum zu deinem Thema eingestellt ist und wie es auf deine Ideen und Vorschläge reagieren wird? Gibt es vielleicht strittige Punkte, bei denen du schon im Vorfeld weißt, dass kritische Rückfragen oder Widerstand zu erwarten sind? Im eigenen Unternehmen weiß man meistens ziemlich gut, wo die feindlichen Lager sind und was deren Gegenargumente sein werden, aber auch bei einer fremden Zielgruppe kann man aus der Situation heraus häufig schon einschätzen, dass dem eigenen Thema nicht nur Wohlwollen entgegengebracht wird. Wenn du etwaige Einwände also absehen kannst, dann solltest du deine Präsentation so gestalten, dass du diese Punkte bereits entkräftest, bevor während deines Vortrags eine Diskussion darüber entbrennt.
Stell den Nutzen für deine Zielgruppe in den Mittelpunkt
Die Zuhörerinnen und Zuhörer kommen mit einer bestimmten Erwartungshaltung zu deiner Präsentation. In den meisten Fällen liegt es auf der Hand, welche Fragen deinem Publikum am Wichtigsten sind. Wenn nicht, solltest du danach fragen – entweder schon im Vorfeld der Präsentation oder direkt am Anfang, wenn du flexibel genug bist, bei deinem Vortrag noch entsprechend Schwerpunkte zu setzen.
Kommuniziere gleich zu Beginn – und gerne auch immer mal wieder zwischendrin – den Nutzen, den deine Empfänger und Empfängerinnen aus deiner Präsentation ziehen können. Dann ist dir deren ungeteilte Aufmerksamkeit während der gesamten Präsentation sicher. Wenn eine Person erfährt, dass du mit deiner Präsentation zu einer Verbesserung ihrer Situation beitragen wirst, wird sie dir ganz anders zuhören, als wenn du mit einem Standardsprüchlein über dein Unternehmen beginnst.
Ende mit einer klaren Aufforderung an dein Publikum. Du weißt schließlich genau, was deine Zuhörerinnen und Zuhörer nach der Präsentation tun sollen. Dann sag es ihnen auch klar und deutlich. Viele Präsentationen enden mit vagen und nichtssagenden Wörtern. Sorge dafür, dass die Botschaft deiner Präsentation deutlich rüberkommt und in Erinnerung bleibt. Die Empfänger und Empfängerinnen sollen danach genau wissen, was zu tun ist. Und sie sollen den Raum mit dem guten Gefühl verlassen, dass du wirklich zu ihnen gesprochen hast und dass du genau die Fragen beantwortet hast, die für sie in diesem Moment wichtig sind.
Besonders leicht machst du es deinem Publikum, deine Informationen aufzunehmen, wenn du sie gehirngerecht hierarchisch strukturierst (s. Blogbeitrag zum pyramidalen Strukturieren) und wenn deine Präsentation eine Geschichte erzählt (s. Blogbeitrag zum Storytelling), die deine Zuhörerinnen und Zuhörer mitreißt.