Texte schreiben wir bei unserer Arbeit täglich: E-Mails, Social-Media-Beiträge, Textelemente in Präsentationen oder Sach- und Fachtexte. Das, was wir in der Schule über das Schreiben von Texten gelernt haben, hilft uns in der Business-Kommunikation allerdings nur begrenzt. Im Gegenteil! Ewiglange Erörterungen, zu viel Fachchinesisch und gestelzte pseudoseriöse Formulierungen schrecken die potenzielle Leserschaft eher ab als sie neugierig auf mehr zu machen. Dabei genügt es schon, eine Handvoll grundlegende Regeln zu beherzigen.
Das sind meine 5 wichtigsten Tipps für gute Texte:
1. Strukturiere deinen Text
2. Sprich die Sprache deiner Zielgruppe
3. Nutze Powerformulierungen
4. Vermeide Behördendeutsch
5. Formuliere politisch und sprachlich korrekt
Sachtexte müssen nicht behäbig daherkommen, um seriös zu wirken und ernstgenommen zu werden. Deine Empfänger·innen freuen sich, wenn sie deine Informationen ohne Probleme aufnehmen können und nicht schon beim ersten Satz aussteigen, weil er zu kompliziert ist oder zu viele sperrige Begriffe enthält. Mach es ihnen leicht!
1. Strukturiere deinen Text
Unser Gehirn ist immer auf der Suche nach Strukturen, die es bereits kennt. Wenn es eine klare Struktur in einem Text erkennt, dann können die Informationen leichter aufgenommen und besser erinnert werden. Dabei kann es sich um einfache Strukturen wie Gegensatzpaare (intern/extern, Angebot/Nachfrage …) handeln oder auch umfangreichere Gedankenmodelle wie eine SWOT-Analyse oder die Elemente der Wertschöpfungskette. Die Struktur muss für die Zielperson klar erkennbar sein, dann ist sie nicht mehr selbst mit gedanklichem Sortieren beschäftigt, sondern kann sich ganz auf den Textinhalt konzentrieren.
Vor allem bei längeren Texten erleichterst du deinen Leser·innen das Verständnis, wenn deine Struktur außerdem eine klare Hierarchie mitliefert, also eine Bewertung der Inhalte hinsichtlich ihrer Wichtigkeit. Ich empfehle dir, deine Texte pyramidal zu strukturieren. Damit stellst du sicher, dass deine Kernaussagen für deine Empfänger·innen deutlich sichtbar sind und sofort wahrgenommen werden, während weniger wichtige Informationen erst später behandelt werden oder sogar ganz wegfallen können, um die wichtigen Aussagen umso klarer herauszuarbeiten.
Nutze in Präsentationen die Überschriften auf jeder Folie, um die Aussage, die du auf der Folie treffen willst, unmissverständlich auszuformulieren. In Fließtexten kannst du mit Zwischenüberschriften arbeiten, um Kernaussagen hervorzuheben, sodass deine Leser·innen schon beim Überfliegen des Textes die wichtigsten Punkte erfassen können.
2. Sprich die Sprache deiner Zielgruppe
Bevor du losschreibst, solltest du dir deine Zielgruppe vergegenwärtigen. Nur wenn du eine Vorstellung davon hast, an wen du dich mit deinem Text wendest, wirst du den richtigen Ton treffen, um diese spezielle Zielgruppe auch wirklich zu erreichen.
Weißt du, ob deine Empfänger·innen sich mit dem Thema, über das du schreibst, schon auskennen oder ob es Neuland für sie ist? Kannst du davon ausgehen, dass ihnen gewisse Fachbegriffe geläufig sind? Oder solltest du sie erst erklären, bevor du sie verwendest?
Und nicht nur das Fachvokabular sollte der Zielgruppe gerecht werden: Auch die »normale« Sprache muss leicht verständlich sein.
»Wenn wir uns auf den Best Practice fokussieren und sich alle zu diesem Szenario committen, können wir Quick Wins generieren und die Performance nachhaltig optimieren.«
Solche und ähnliche Sätze sehe ich häufig in (Beratungs-)Präsentationen. Zielpersonen in Management-Positionen werden vermutlich verstehen, was gemeint ist, aber nach meiner Erfahrung freuen auch sie sich, wenn sie statt Business-Bullshit-Phrasen eine aussagekräftige und leicht verständliche Sprache serviert bekommen. Ganz zu schweigen von der Belegschaft beispielsweise in der Produktion, die bei abstrakten Begriffen und schwer verständlichen Floskeln schnell abschalten wird.
Letztlich willst du mit deinen Texten deine Zielgruppe optimal informieren bzw. von etwas überzeugen. Das kann nur funktionieren, wenn dich alle verstehen. Schlüpf also in die Schuhe deines Publikums und sprich die Sprache deiner Empfänger·innen.
3. Nutze Powerformulierungen
Bei den meisten kommt eine direkte, schnörkellose Sprache sehr viel besser an als abgedroschene Schlagwörter und Phrasen. Sprich deine Zielgruppe am besten persönlich an. In Präsentationen und Sachtexten sehe ich häufig umständliche Passiv-Konstruktionen mit einem unpersönlichen »man könnte …«. Davon fühlt sich niemand angesprochen. Du willst doch eine Verbindung zu deinen Empfänger·innen herstellen! Dann adressiere sie auch direkt und formuliere in glasklarem Aktiv, wer was tun soll. Nutze dafür möglichst viele Verben. Verben bringen Leben in jeden Text und sind nicht so abstrakt wie Substantive.
Eine persönliche Verbindung entsteht auch, wenn deine Zielgruppe merkt, dass der Text sich genau an sie richtet. Das erreichst du ganz einfach, indem du den Nutzen deines Textes für genau diese Zielgruppe bereits am Anfang deutlich benennst. Dann hast du sofort ihre volle Aufmerksamkeit.
Werde beim Schreiben möglichst konkret. Wenn du anschauliche Bilder, Zahlen oder Beispiele hast, dann ergänze sie unbedingt, um deine Informationen so greifbar wie möglich zu machen.
»Wir wollen die Kosten innerhalb eines Jahres um 10 Prozent senken.«
Eine solche Aussage ist erheblich konkreter als ein bloßes »Kostensenkung« als Überschrift. Deine Zielgruppe weiß sofort genau, was du meinst, und muss nicht lange heruminterpretieren, um selbst zu einem Schluss zu kommen, der nicht zwangsläufig der gleiche ist wie deiner.
Eine konkrete Sprache ist gleichzeitig transparent. Deine Empfänger·innen merken, dass du deine Sichtweise offen darlegst, und fassen Vertrauen.
»Nachhaltigkeit hat für uns höchste Priorität.«
Das klingt nach einer nichtssagenden Phrase.
»Nachhaltige Verbesserungen der Produktionstechnik setzen wir bei bis zu 10% höheren Kosten als bei bisherigen Methoden um.«
Diese Aussage grenzt dagegen ein und umreißt genau, bis wohin die Bereitschaft zur Nachhaltigkeit geht. Das wirkt viel glaubwürdiger, oder?
4. Vermeide Behördendeutsch
Der Text in vielen Präsentationen und Sachtexten (und manchmal sogar in E-Mails …) klingt so förmlich, als handle es sich dabei um ein juristisches Schriftstück. Ellenlange Satzkonstruktionen mit mehreren eingeschobenen Nebensätzen zwingen die Empfänger·innen dazu, sich mehrmals durch den Satz hindurchzukämpfen, um seine Aussage vollständig zu erfassen. Bei einer Präsentation verliert das Publikum dann schnell den Faden (und generell das Interesse). Schreibe besser knappe, prägnante Hauptsätze, die das Wesentliche in wenigen Worten auf den Punkt bringen und parallel zum Vortrag aufgenommen werden können.
Im Deutschen haben wir die Möglichkeit, Substantive nahezu beliebig aneinanderzureihen. Dabei können Wortungetüme wie Rindfleischetikettierungsüberwachungsübertragungsgesetz entstehen. Häh? Selbst wenn du nicht dermaßen übertreibst und »nur« drei Begriffe aneinanderhängst, dann hängst du deine Zielgruppe vielleicht schon ab. Dermaßen abstrakte Begriffe erfordern eine Menge Hirnkapazität, die dann anderweitig nicht mehr zur Verfügung steht. Besser ist es, stattdessen eine verbale Formulierung zu finden, die das abstrakte Konzept in anschaulichen Worten beschreibt.
Streiche Füllwörter wie eigentlich oder irgendwie, die deine Aussagen einerseits unnötig aufblähen und andererseits abschwächen. Entweder du vertrittst deine Thesen überzeugend oder du stehst nicht dahinter – dazwischen gibt es in einem Sachtext keine Grauzone. Wenn du selbst deine Aussagen verwässerst, werden sich deine Leser·innen sehr schnell fragen, ob du wirklich vertrauenswürdig bist.
Vorsicht auch bei unkonkreten Adjektiven wie etwa außergewöhnlich, immens oder schnell, die eine ähnliche Wirkung haben können, da sie vollkommen frei interpretierbar sind. Du kannst ganz sicher sein, dass deine Zielgruppe sich unter einer außergewöhnlichen Gewinnsteigerung, einem immensen Umsatzzuwachs und einer schnellen Prozessanpassung etwas anderes vorstellt als du – jede einzelne Zielperson wird abhängig von ihrem Hintergrundwissen zum Thema mit diesen Adjektiven ein völlig anderes Bild entwickeln. Hinterfrage also immer, ob ein Adjektiv deine Aussage wirklich konkret widerspiegelt.
5. Formuliere politisch und sprachlich korrekt
Sei vorsichtig mit Begriffen und Formulierungen, die andere verletzen oder ausgrenzen. Das Bewusstsein für eine politisch korrekte Sprache hat sich in den letzten Jahren verändert. Wenn du in deinem Text zeigst, dass du dir dessen bewusst bist und wirklich alle auf respektvolle Weise ansprichst, dann baust du keine unnötigen Barrieren auf.
Dass deine Texte auch sprachlich korrekt sind, sollte angesichts einer immer besseren Rechtschreibprüfung durch die Software eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Umso mehr wundere ich mich immer wieder über unprofessionelle Texte, die von Buchstabendrehern und falschen Genus-Formen nur so wimmeln. Aktiviere also mindestens die Rechtschreibprüfung oder lass noch besser jemanden Korrektur lesen, wenn es sich um einen wichtigen Text handelt. Gerade wenn du dich selbst länger damit befasst hast, werden dir Fehler kaum noch auffallen, bei deinen Empfänger·innen kann aber schnell der Eindruck entstehen, dass du nicht sorgfältig arbeitest, wenn du nicht sorgfältig kommunizierst.
Kommunikation ist niemals eine Einbahnstraße. Du möchtest deine Gegenüber informieren oder überzeugen und um dieses Ziel zu erreichen, solltest du deine Kommunikation entsprechend gestalten: Verlass deine eigene Perspektive und nimm die deiner Zielgruppe ein, dann wirst du wissen, was sie braucht und wie du sie erreichst.
Bei der Kommunikation geht es nicht darum zu sagen, was wir denken. Bei der Kommunikation geht es darum sicherzustellen, dass andere verstehen, was wir meinen.
(Simon Sinek)